O procedimento de USUCAPIÃO EXTRAJUDICIAL desenvolve-se no Tabelionato de Notas e no Registro de Imóveis. Dois tipos de Serventias Extrajudiciais que não devem ser estranhas ao Advogado que milita na Advocacia Extrajudicial. Como já falamos aqui, na primeira etapa, junto ao Tabelionato de Notas deverá ser obtida a ATA NOTARIAL, instrumento relativamente desconhecido da maioria dos Advogados, porém prestigiado no CPC/2015 em seu artigo 384. Com a Ata Notarial resolvida deverá o Advogado formular o requerimento de que trata a Lei e juntamente com o documentos que comprovam a prescrição aquisitiva requerer ao Oficial do RGI competente que, observada a liturgia procedimental, reconheça ao final a AQUISIÇÃO DA PROPRIEDADE PELA PRESCRIÇÃO AQUISITIVA, na forma da Lei, em favor do seu cliente.
Tudo muito bonito na teoria - e na prática deve ser mais lindo ainda - quando tudo corre bem e os atores envolvidos - Tabelião, Registrador, Advogado e - especialmente os PREPOSTOS das Serventias Extrajudiciais - estão afinados com o regramento que orbita em torno do procedimento que é relativamente novo - nascido em 2015 por fecundação do CPC/2015 na quase cinquentenária mas ainda robusta e fértil Lei Federal 6.015/73 - devidamente regido pelo Provimento 65/2017 do CNJ, além das regulamentações locais das CGJ, muito úteis.
A ATA NOTARIAL é instrumento que existia antes disso. Enquanto Cartorário tive a satisfação de realizar diversas ATAS NOTARIAIS no Tabelionato de Notas para constatar diversos fatos e, como a doutrina especializada afirma categoricamente, ATA NOTARIAL NÃO É ESCRITURA PÚBLICA. São ATOS notariais pois emanados do Notário porém não se confundem - razão pela qual, naturalmente, descabidas exigências específicas de ESCRITURAS PÚBLICAS IMOBILIÁRIAS para ATAS NOTARIAIS, ainda que ATAS NOTARIAIS destinadas ao uso no bojo de procedimento de USUCAPIÃO EXTRAJUDICIAL (como por exemplo, a exigência de regularização do imóvel usucapiendo averbado, habite-se, CND e tantas outras sandices) - salvo, é claro, aquelas muito bem referidas na Lei ou no Provimento que regulamenta o Procedimento.
ATA NOTARIAL retrata o que o Tabelião (ou seu preposto designado) vê, sente, percebe, capta. Ela é mesmo o RETRATO ORIUNDO DA LENTE SENSITIVA DO TABELIÃO: se na diligência feita ao local do imóvel (quando feita a diligência, diga-se de passagem - que entendemos poder não ser feita, em casos excepcionais - como já falamos aqui https://www.instagram.com/p/CKYXnF7jeNz/). Então, ressalvados os itens que obrigatoriamente o Provimento CNJ 65/2017 exige (art. 4º, inc. I) - não se pode perder de vista que ela NÃO É UMA ESCRITURA PÚBLICA e na verdade representa um ATO DO TABELIÃO onde este atesta tudo que percebeu na missão recebida.
A doutrina abalizada de LUIZ GUILHERME LOUREIRO (Registros Públicos - Teoria e Prática. 2021) espanca as dúvidas:
"O documento em estudo também não se confunde com a ESCRITURA PÚBLICA: ambos são documentos notariais protocolizados, mas a ata notarial se limita à narração dos fatos que o notário percebe por alguns de seus sentidos e que não possam ser qualificados como atos ou negócios jurídicos".
Por fim, como em qualquer outro procedimento extrajudicial, não deve o Tabelião agir se não com base em estrita observação das prescrições legais, sendo certo que a observância e o respeito aos princípios registrais também se estende, como não poderia deixar de ser, aos seus prepostos - sendo cabível aos interessados, observadas anomalias no procedimento, buscarem a instauração dos procedimentos cabíveis tanto em sede de DÚVIDA NOTARIAL quanto em sede de RECLAMAÇÃO ao Juiz Corregedor ou à CORREGEDORIA, nos termos do regramento local vigente.