A posse de um imóvel desacompanhada do devido registro imobiliário é uma realidade frequente no cenário nacional. Muitas pessoas que há anos ocupam e cuidam de seus imóveis como verdadeiros donos detêm apenas um documento particular, como um recibo ou contrato de gaveta, o qual não é suficiente para conferir a segurança jurídica inerente ao DIREITO DE PROPRIEDADE. Para solucionar essa irregularidade, o ordenamento jurídico disponibiliza a USUCAPIÃO EXTRAJUDICIAL, um mecanismo célere e eficiente que permite transformar a situação de fato (posse) em direito real registrado, dispensando a necessidade de um longo e oneroso processo judicial - por mais que essa via ainda exista e permaneça como um caminho possível.
A regularização fundiária por essa via confere validade contra terceiros e permite a livre disposição do bem. Este breve artigo destina-se a esclarecer os trâmites, os requisitos e a base normativa deste procedimento, com especial atenção às diretrizes nacionais consolidadas no Provimento CNJ 149/2023 e às normas locais, exemplificadas pelo Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro (CN-CGJ/RJ).
O QUE É A USUCAPIÃO EXTRAJUDICIAL E A LEGISLAÇÃO APLICÁVEL
A USUCAPIÃO é um modo [legítimo e] originário de aquisição da propriedade, fundamentado no exercício da posse mansa, pacífica e ininterrupta ao longo do tempo estipulado em lei. A inovação da via administrativa adveio com a inserção do artigo 216-A na Lei de Registros Públicos (Lei nº 6.015/1973), promovida pelo Código de Processo Civil de 2015. A partir dessa alteração, instituiu-se a possibilidade de reconhecimento do domínio diretamente perante o Cartório de Registro de Imóveis da comarca onde o bem está situado.
Para uniformizar o procedimento em todo o território nacional, o Conselho Nacional de Justiça editou regras específicas, atualmente consolidadas no Provimento CNJ 149/2023 (que incorporou as regras do antigo Provimento 65/2017). Em conjunto com essa norma que tem vigência em todo o território nacional, é imperativa a observância das regras vigentes no Estado onde se situa o imóvel a ser regularizado. No Estado do Rio de Janeiro, por exemplo, o procedimento encontra-se pormenorizado no Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça (CN-CGJ/RJ) - Parte Extrajudicial, que traz particularidades essenciais para a validade dos atos notariais e registrais.
A via administrativa surge como uma faculdade do possuidor. O texto legal é claro ao afirmar que o pleito ocorre "sem prejuízo da via jurisdicional", preservando o acesso ao Poder Judiciário caso seja a opção do interessado ou caso haja litígio.
VANTAGENS E LIMITAÇÕES DA VIA EXTRAJUDICIAL
A principal vantagem da usucapião processada nos cartórios é a notável redução do tempo necessário para a obtenção do título de propriedade, prestigiando a desburocratização e a desjudicialização dos conflitos civis (FLÁVIO TARTUCE. Manual de direito civil: volume único, 2024). Quando a documentação é farta e não há oposição de terceiros, o procedimento flui com extrema agilidade. Em nossos últimos casos a solução foi alcançada em menos de um ano de tramitação do procedimento (4 a 9 meses, por exemplo), porém é importante assinalar que nenhum Advogado pode GARANTIR o tempo de tramitação e nem mesmo o resultado favorável - embora a via extrajudicial tenda a ser muito mais célere que a via judicial - uma vez que o procedimento não depende exclusivamente deste Profissional.
É imporante compreender que a via administrativa apresenta limitações instransponíveis que exigem atenção. O procedimento extrajudicial exige o consenso, ou ao menos a inércia, das partes envolvidas. Se houver impugnação justificada por parte de titulares de direitos reais, confrontantes ou entes públicos, o registrador tentará promover a conciliação ou a mediação. Sendo infrutífera a tentativa de acordo, a via extrajudicial deve ser obrigatoriamente encerrada, cabendo ao interessado buscar a declaração de domínio perante o PODER JUDICIÁRIO. A existência de ônus real ou gravame na matrícula, por si só, não impede o reconhecimento, desde que não haja impugnação incontornável.
A via extrajudicial não dispensa o rigor técnico; o registrador de imóveis atua com a responsabilidade de um verdadeiro julgador dos fatos e documentos apresentados, procedendo a uma qualificação minuciosa para evitar fraudes ou burlas tributárias e registrais.
A TRAMITAÇÃO 100% DIGITAL PELO PROVIMENTO CNJ 149/2023
Um dos maiores avanços do sistema notarial e registral brasileiro é a possibilidade de realização de todo o procedimento de usucapião de forma eletrônica, nos termos do Provimento CNJ 149/2023. Da mesma forma que para o Processo Eletrônico é para o Processo Judicial, essa modernização oriunda de normatização do CNJ em favor da VIA EXTRAJUDICIAL rompe barreiras geográficas e agiliza ainda mais a prestação do serviço e a busca pela realização do direito na louvável e vantajosa via extrajudicial a cargo dos ilustres e indispensáveis Notários e Registradores.
A confecção da Ata Notarial de Posse, requisito essencial para o pedido, pode ser requerida remotamente pelo sistema e-Notariado. A norma permite a captação do consentimento e a atestação dos fatos mediante videoconferência notarial e a utilização de assinaturas digitais nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou certificado digital notarizado. É importante salientar que, para a prática de atos eletrônicos, a competência territorial do tabelião de notas deve ser estritamente respeitada e a regra será o comparecimento do Tabelião ao local do imóvel. Essa regra pode admitir exceções, como já falamos em outros artigos.
O protocolo do requerimento e a entrega da documentação ao Oficial de Registro de Imóveis (RGI) podem ser efetuados pelo Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP), ou pelas plataformas das centrais compartilhadas como o Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado (SAEC). Títulos nato-digitais ou digitalizados conforme os padrões técnicos do Decreto nº 10.278/2020 possuem a mesma validade jurídica dos documentos físicos.
REQUISITOS E ETAPAS DO PROCEDIMENTO NO CARTÓRIO
A transformação da posse em propriedade exige a rigorosa obediência a um rito processual administrativo. Abaixo, detalham-se as etapas necessárias.
1. REPRESENTAÇÃO OBRIGATÓRIA POR ADVOGADO
O processo extrajudicial de usucapião inicia-se com um requerimento subscrito por ADVOGADO ou DEFENSOR PÚBLICO constituído pelo interessado. A capacidade postulatória é indispensável, pois o profissional do direito avaliará a modalidade de usucapião cabível (ordinária, extraordinária, especial urbana, etc.) e organizará o arcabouço probatório que instruirá o pleito.
2. ATA NOTARIAL DE POSSE
A pedra angular da comprovação do tempo e das características da posse é a ATA NOTARIAL, lavrada por um Tabelião de Notas. Este instrumento público tem o objetivo de atestar fatos percebidos pelo notário, servindo como meio de prova pré-constituída (BENEDITO SILVÉRIO RIBEIRO. Tratado de Usucapião, 2025).
O tabelião de notas atestará o tempo de posse do requerente e de seus antecessores (permitindo a soma de posses), a forma de aquisição, a modalidade de usucapião pretendida e a descrição do imóvel. O notário pode comparecer ao local para realizar diligências, ouvir testemunhas e anexar imagens e documentos eletrônicos à ata.
No Estado do Rio de Janeiro, o CN-CGJ/RJ traz regras específicas de segurança para a lavratura deste ato. O regramento estadual impõe que o tabelião realize consultas obrigatórias sobre a existência de decretação de indisponibilidade de bens, anexando os resultados obtidos no Banco de Indisponibilidade de Bens (BIB) e na Central Nacional de Indisponibilidade de Bens (CNIB). Essa cautela regional ilustra a necessidade de alinhar as exigências do CNJ com o código de normas estadual competente.
3. DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA E CERTIDÕES
Para autuação do pedido perante o Registro de Imóveis, o advogado deverá instruir o requerimento, obrigatoriamente, com os seguintes documentos, previstos no art. 216-A da Lei de Registros Públicos e no Provimento CNJ 149/2023:
3.1. Planta e Memorial Descritivo: Devem ser assinados por profissional legalmente habilitado (com Anotação ou Registro de Responsabilidade Técnica). O documento deve conter as assinaturas dos titulares dos direitos reais registrados na matrícula do imóvel usucapiendo e dos confinantes. É importante saber, todavia, que há hipóteses em que Planta e Memorial podem ser dispensados, como também já detalhamos em outros artigos.
3.2. Certidões Negativas dos Distribuidores: Exige-se a apresentação de certidões da Justiça Estadual e Federal do local da situação do imóvel e do domicílio do requerente. A finalidade é atestar a inexistência de ações possessórias ou petitórias, provando o caráter manso e pacífico da posse.
3.3. Justo Título ou Provas da Posse: Apresentação de contratos de promessa de compra e venda, recibos, comprovantes de recolhimento de impostos (IPTU/ITR) ou taxas de consumo (água, luz) que atestem o "animus domini" e a origem temporal da posse.
4. ANÁLISE, NOTIFICAÇÕES E REGISTRO PELO OFICIAL
Protocolado o requerimento no Cartório de Registro de Imóveis, a prenotação terá seus efeitos prorrogados até a decisão final (acolhimento ou rejeição).
Um dos aspectos mais importantes do procedimento diz respeito ao consentimento dos vizinhos e titulares tabulares. Caso a planta não contenha a assinatura de algum deles, o registrador procederá à notificação do ausente para que se manifeste em 15 dias. O silêncio do notificado é expressamente interpretado pela legislação como concordância. Tal regra, trazida pela Lei nº 13.465/2017, viabilizou a aplicação prática da usucapião extrajudicial, que outrora restava paralisada pela mera ausência de resposta dos confrontantes (LUIZ GUILHERME LOUREIRO. Registros Públicos: Teoria e Prática, 2021).
O Oficial de Registro também dará ciência à UNIÃO, ao ESTADO e ao MUNICÍPIO para que informem se o imóvel atinge área de interesse público. É expedido um EDITAL, publicado em jornal de grande circulação ou meio eletrônico regulamentado, visando dar ciência a terceiros eventualmente interessados.
Transcorridos os prazos de impugnação, esgotadas as diligências e estando a documentação em ordem, o Oficial de Registro de Imóveis proferirá nota fundamentada deferindo o pedido. O desfecho consagra-se com a abertura de uma nova matrícula para o imóvel (ou averbação na já existente, caso o pedido abranja a totalidade de um imóvel já matriculado) e o registro da aquisição originária em nome do requerente. Fica dispensado o recolhimento do Imposto de Transmissão de Bens Imóveis (ITBI), por se tratar de aquisição originária, não decorrente de transmissão negocial.
CONCLUSÃO E A BUSCA POR ASSESSORIA JURÍDICA
A regularização imobiliária por meio da Usucapião Extrajudicial consolida-se como um avanço jurídico inestimável, permitindo que cidadãos transformem uma posse precária, consubstanciada em documentos particulares, em direito de propriedade registrado na matrícula do imóvel. Apesar de dispensar o trâmite processual nos fóruns, a via extrajudicial é pautada por rigoroso escrutínio técnico, demandando a correta produção de provas, cumprimento de exigências do Provimento CNJ 149/2023 e integração com as normativas das Corregedorias Estaduais.
A complexidade na obtenção e análise das certidões, no enquadramento da posse à modalidade jurídica correta e na interação com os cartórios requer profundo conhecimento técnico. Por se tratar de um rito formal e obrigatório mediante representação, recomenda-se fortemente a busca pela consultoria de um Advogado Especialista em Direito Imobiliário, Notarial e Registral. O auxílio de um profissional capacitado é essencial para garantir a segurança da documentação, a celeridade do rito digital e o sucesso na aquisição do domínio patrimonial.