Toda Associação precisa de regras, estruturas e organização para seu funcionamento. Por lei, este conjunto de regras deve ilustrar o ESTATUTO SOCIAL que é um dos documentos que formalizará a sua constituição perante o RCPJ - Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas - para legalmente dar vida à entidade. A Diretoria - como já falamos em outros artigos - é o órgão colegiado que comandará a entidade e geralmente tem a composição (que pode variar) de Presidente, Vice-presidente, Secretário e Tesoureiro. Muitos outros cargos podem ser criados conforme a necessidade de cada tipo de entidade. A orientação de um Advogado Especialista é não só importante como também obrigatória já que sem o visto de Advogado no Estatuto (e por determinação legal os Advogados só devem vistar os documentos que eles produzirem) a constituição da entidade será nula, como estipula o par. 2º do art. 1º do Estatuto da OAB:
"Art. 1º São atividades privativas de advocacia:
(...)
2º Os atos e contratos constitutivos de pessoas jurídicas, sob pena de nulidade, só podem ser admitidos a registro, nos órgãos competentes, quando visados por advogados".
No que diz respeito aos Estatutos, recomenda-se para a grande maioria das entidades a criação do CONSELHO FISCAL. Trata-se de órgão que trabalhará de forma independentemente da Diretoria e justamente fiscalizando as contas e trabalhos da entidade.
O Conselho Fiscal de uma Associação de Moradores desempenha um papel crucial na supervisão e controle das atividades financeiras da associação. Suas funções são essenciais para garantir a transparência, a legalidade e a eficiência na gestão dos recursos da associação.
Geralmente o Estatuto estipulará como funções do Conselho Fiscal:
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Fiscalização das Contas: Uma das principais funções do Conselho Fiscal é examinar e fiscalizar as contas e os documentos financeiros da associação. Isso inclui a análise de balancetes, demonstrativos financeiros, livros contábeis e outros registros relacionados às finanças da associação. O objetivo é assegurar que as contas estejam em conformidade com as normas contábeis e que os recursos estejam sendo utilizados de forma adequada.
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Emissão de Pareceres: O Conselho Fiscal deve emitir pareceres sobre as contas e as demonstrações financeiras da associação. Esses pareceres são apresentados aos membros da associação em assembleias gerais, auxiliando na tomada de decisões informadas sobre a aprovação ou não das contas apresentadas pela diretoria.
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Acompanhamento de Orçamentos: O Conselho Fiscal também é responsável por acompanhar a execução do orçamento da associação. Isso envolve verificar se as despesas estão sendo realizadas conforme o orçamento aprovado e se há desvios significativos que necessitem de justificativas ou ajustes.
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Recomendações e Orientações: Com base em suas análises, o Conselho Fiscal pode fazer recomendações e oferecer orientações à diretoria da associação sobre a gestão financeira. Isso pode incluir sugestões para melhorar a eficiência dos gastos, estratégias para aumentar a arrecadação de receitas ou medidas para mitigar riscos financeiros.
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Auditorias Internas: O Conselho Fiscal pode realizar auditorias internas periódicas para verificar a conformidade das operações financeiras com as políticas e regulamentos da associação. Essas auditorias ajudam a identificar irregularidades ou áreas que precisam de melhorias na gestão financeira.
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Transparência e Prestação de Contas: O Conselho Fiscal atua como um guardião da transparência dentro da associação, assegurando que as informações financeiras sejam divulgadas de maneira clara e acessível aos membros. Isso fortalece a confiança dos associados na gestão da associação e promove uma cultura de responsabilidade e prestação de contas.
Essas funções são fundamentais para o bom funcionamento de uma Associação, garantindo que os recursos sejam geridos de forma responsável e que os interesses dos associados sejam protegidos.
Assim como para a Diretoria e quaisquer outros órgãos eletivos, também o Conselho Fiscal deve figurar no Estatuto Social com sua forma de constituição e funcionamento (tempo de mandato, regras para eleição de membros para os cargos, competências, cargos etc).