A gestão de uma Sociedades Limitadas, assim como de outras pessoas jurídicas de direito privado, envolve uma série de obrigações legais que, por vezes, se mostram anacrônicas e excessivamente onerosas. Dentre elas, a necessidade de publicar convocações para Assembleias Gerais (AG) em jornais de grande circulação - cf. regra dos §§ do art. 1.152 do CCB, por exemplo - sempre representou um fardo burocrático e, principalmente, financeiro. Contudo, a modernização legislativa trouxe uma solução eficaz, digital e, o mais importante, gratuita, que muitos administradores ainda desconhecem.
A obrigatoriedade das publicações em papel, especialmente em situações exigidas por lei como as descritas no art. 1.152 do Código Civil, pode gerar um impacto financeiro desproporcional. Recentemente, em uma cotação para cumprir as exigências dos §§ 1º e 3º do referido artigo — que determinam a publicação no Diário Oficial do Estado e em jornal de grande circulação local —, para nosso espanto, a conta para uma única convocação ultrapassou a casa dos R$ 16.000,00! Um valor exorbitante que pode inviabilizar operações importantes para entidades de menor porte. As citadas regras assim dispõe:
"Art. 1.152. Cabe ao órgão incumbido do registro verificar a regularidade das publicações determinadas em lei, de acordo com o disposto nos parágrafos deste artigo.
§1º. Salvo exceção expressa, as publicações ordenadas neste Livro serão feitas no órgão oficial da União ou do Estado, conforme o local da sede do empresário ou da sociedade, e em jornal de grande circulação.
§2º. (...)
§3º. O anúncio de convocação da assembléia de sócios será publicado por três vezes, ao menos, devendo mediar, entre a data da primeira inserção e a da realização da assembléia, o prazo mínimo de oito dias, para a primeira convocação, e de cinco dias, para as posteriores".
Felizmente, a legislação evoluiu. Hoje, é plenamente possível substituir essas onerosas publicações pela convocação eletrônica, realizada através da Central de Balanços do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital, instituído originalmente pelo Decreto nº. 6.022 de 22/01/2007). Dentre as inúmeras vantagens da publicação eletrônica, sem dúvidas a isenção total de custos é a melhor delas, sendo importante destacar que na área pública da Central de Balanços documentos publicados podem ser consultados e baixados em formato PDF por qualquer interessado. O recibo identifica os documentos e traz um QRCode que torna fácil o acesso ao documento na Central e a verificação de sua autenticidade, inclusive por meio de dispositivos móveis. Não devemos esquecer que as deliberações em AG continuam obrigatórias nos casos em que as Sociedades tenham mais de dez sócios, como salienta o §1º do referido art. 1.072:
"Art. 1.072. As deliberações dos sócios, obedecido o disposto no art. 1.010, serão tomadas em reunião ou em assembléia, conforme previsto no contrato social, devendo ser convocadas pelos administradores nos casos previstos em lei ou no contrato.
§1º. A deliberação em assembléia será obrigatória se o número dos sócios for superior a dez".
Por outro lado, vale destacar que a própria lei oferece mecanismos para simplificar esses ritos, inclusive dispensar publicações: nos termos do §2º do art. 1.072 do Código Civil, as formalidades de convocação podem ser dispensadas quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia, tornando o processo muito mais ágil.
É fundamental ressaltar que esta modalidade de convocação eletrônica é plenamente válida e aceita inclusive no âmbito dos Registros Civis de Pessoas Jurídicas (RCPJ), especialmente depois das alterações promovidas pela Lei 14.382/2022 (Lei que introduziu o SERP - Sistema Eletrônico dos Registros Públicos). A utilização do SPED confere segurança e autenticidade ao ato, garantindo que a convocação chegue a quem de direito e que o requisito legal de publicidade seja devidamente cumprido, eliminando a necessidade de gastar fortunas com a mídia impressa e agilizando todo o processo.
A revolução digital não parou na convocação. Desde o advento da referida Lei nº 14.382/2022, tornou-se plenamente possível a realização das próprias Assembleias Gerais de forma eletrônica. Nesse sentido, art. 48-A do CCB:
"Art. 48-A. As pessoas jurídicas de direito privado, sem prejuízo do previsto em legislação especial e em seus atos constitutivos, poderão realizar suas assembleias gerais por meio eletrônico, inclusive para os fins do disposto no art. 59 deste Código, respeitados os direitos previstos de participação e de manifestação".
Essa flexibilidade se soma a outras simplificações cruciais já previstas no Código Civil: para sociedades com até dez sócios, a deliberação em Assembleia Geral não é obrigatória como vimos, bastando uma Reunião de Sócios, menos formal (§1º do art. 1.072). Mais além, o §3º do mesmo artigo estabelece que a própria reunião ou assembleia tornam-se dispensáveis quando todos os sócios decidirem, por escrito, sobre a matéria, o que representa o ápice da desburocratização para decisões unânimes.
Navegar por este novo cenário de possibilidades digitais, contudo, exige conhecimento técnico e atenção às formalidades legais para garantir a validade dos atos e consequentemente seu registro já que o RCPJ não é um mero catalogador de títulos e documentos das Pessoas Jurídicas. Como Órgão Registral ele é responsável pela qualificação registral de documentos para que então, observada a regularidade, o registro/arquivamento seja feito. Isso ressalta a importância crucial de uma assessoria jurídica especializada. Um advogado com experiência em direito societário e registros públicos é o profissional capaz de orientar a entidade desde a sua constituição, passando pelas alterações contratuais e atas de assembleia, até uma eventual dissolução, assegurando que todas as novas ferramentas legais sejam utilizadas da forma mais segura e vantajosa possível.
Este movimento de modernização se insere em um contexto ainda maior: a consolidação do registro eletrônico de Pessoas Jurídicas através de centrais eletrônicas, como a Central RTD e RCPJ Brasil (www.rtdbrasil.org.br). A grande vantagem dessas plataformas é a integração sistêmica. Graças a convênios firmados entre os RCPJs e a Secretaria da Receita Federal (SRF), tanto a constituição de uma nova entidade quanto as alterações contratuais posteriores já refletem simultaneamente no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) assim que o ato é processado pelo cartório, eliminando etapas e agilizando drasticamente a regularização da pessoa jurídica.
Em suma, a transição do papel para o digital nas rotinas das pessoas jurídicas representa um avanço extraordinário. A eliminação de custos abusivos, o ganho de agilidade, a redução da burocracia e o aumento da segurança jurídica são vantagens que fortalecem o ambiente de negócios e o terceiro setor. Para a sociedade em geral, o resultado é um ecossistema mais dinâmico, acessível e eficiente, onde as ideias e os projetos podem prosperar sem serem sufocados por formalidades obsoletas e despesas proibitivas.