O Oficial do Cartório nunca está na Serventia... Não deveria estar lá??

Falar com o OFICIAL do Cartório (Registrador ou o Tabelião) pode ser uma experiência incrível, uma formidável troca de experiência e aprendizado... desde que é claro o mesmo esteja cumprindo seu DEVER e esteja presente na Serventia para atender às partes. SIM, ele pode ter um (ou vários) SUBSTITUTOS (e aproveito aqui para publicizar minha eterna gratidão aos mais de 21 anos como Cartorário, começando como Auxiliar de Cartório e terminando como Substituto, o que me conferiu conhecimento sólido e prático, inclusive sobre os procedimentos extrajudiciais) - porém a DELEGAÇÃO deve ser exercida pelo TITULAR e não pelo Substituto...

Cabe ao DELEGATÁRIO o gerenciamento do Cartório e tal dever está estampado na Lei de Notários e Registradores - Lei Federal 8.935/94:

Art. 21. O gerenciamento administrativo e financeiro dos serviços notariais e de registro é da RESPONSABILIDADE EXCLUSIVA do respectivo TITULAR, inclusive no que diz respeito às despesas de custeio, investimento e pessoal, cabendo-lhe estabelecer normas, condições e obrigações relativas à atribuição de funções e de remuneração de seus prepostos de modo a obter a melhor qualidade na prestação dos serviços".

Importante ressaltar que o CNJ regulamentou o TELETRABALHO nas Serventias Extrajudiciais através do Provimento nº. 69/2018 - quando nem se falava em PANDEMIA, CORONAVÍRUS e COVID-19 - porém salientou com precisão e expressamente que O DELEGATÁRIO NÃO PODE SE VALER DE TELETRABALHO, somente seus prepostos:

Art. 2º. A adoção do teletrabalho é facultativa aos escreventes, prepostos e colaboradores do serviço notarial e de registro.
Parágrafo único. É vedada a realização de teletrabalho pelos titulares DELEGATÁRIOS, bem como pelos interinos e interventores nomeados para responder pelo serviço notarial e de registro".

A CGJ/SP já teve oportunidade se manifestar sobre o problema da AUSÊNCIA FREQUENTE de Delegatário, mantendo a imposição de MULTA DE R$ 200.000,00 (duzentos mil reais) pela infração (PAD. 20.544/2019. J. em 13/03/2019). Da referida decisão trechos importantes precisam ser destacados:

"(...) Os deveres inerentes a todos os notários e registradores, previstos no art. 30 da Lei n. 8.935/1994, somente podem ser cumpridos com a PRESENÇA DIÁRIA e permanente do TITULAR da delegação na serventia extrajudicial, ressalvadas, naturalmente, as ausências esporádicas; do contrário, a atividade extrajudicial, no acompanhamento da ordem de serviço e a fiscalização dos prepostos não serão exercidas de forma eficiente. Veda-se com isso a TERCEIRIZAÇÃO, SUBDELEGAÇÃO ou qualquer outra conduta tendente a deixar a prestação da atividade delegada nas mãos de TERCEIRAS PESSOAS que não aquelas que receberam a outorga estatal, nos moldes do art. 236 da Constituição Federal. (...) É NA SERVENTIA QUE O OFICIAL TEM QUE ESTAR DIARIAMENTE COMO REGRA; atividades "externas", como ir ao arquivo morto, comprar insumos, essas sim podem ser perfeitamente confiadas a outros prepostos, sob sua fiscalização; mas não pode o Oficial ficar se envolvendo com atividades externas quando a SUA ATRIBUIÇÃO LEGAL E CONSTITUCIONAL É ESTAR NA SERVENTIA".